Oddelegowanie

Definicja oddelegowania

W polskim systemie prawnym nie ma definicji delegowania. W swym poszukiwaniu możemy  wesprzeć się definicją „pracownika delegowanego” zaczerpniętą z Dyrektywy 96/71/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U.UE L z dnia 21 stycznia 1997 r.). Otóż w artykule 2 ust. 1 czytamy, że dla celów niniejszej dyrektywy określenie "pracownik delegowany" oznacza pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego Państwa Członkowskiego, niż państwa w którym zwyczajowo pracuje.

Przytoczymy również definicję oddelegowania ze stron PWN:

„oddelegować — oddelegowywać, skierować kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego, zwykle poza stałym miejscem pracy” (źródło:http://www.pwn.pl/?module=multisearch).

Natomiast pod pojęciem podróży służbowej znajdziemy: „wyjazd w sprawach służbowych, delegowanie kogoś dla spełnienia jakichś czynności poza siedzibą organu delegującego”.

Definicje obu pojęć są bardzo do siebie zbliżone, a istotnym czynnikiem decydującym, pozwalającym odróżnić oddelegowanie od podróży służbowej będzie zapis w umowie o pracę. Jeżeli z  umów o pracę zawartych z pracownikami wynika, że miejscem wykonywania pracy będzie czasowo obszar innego kraju, wówczas będziemy mieli do czynienia z oddelegowaniem. Praca wykonywana za granicą w miejscowości określonej w umowie o pracę, jest pracą świadczoną w stałym miejscu pracy i związany z tym pobyt pracownika za granicą nie nosi cech podróży służbowej.

Przykład

Polska firma  prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, ale również świadczy swoje usługi poza granicami kraju - głównie na Słowacji. Przy realizacji kontraktu w tym kraju deleguje specjalnie w tym celu zatrudnionych  pracowników z Polski. W umowach o pracę, pracownicy Ci mają zapis, iż praca będzie wykonywana  za granicą.

O czym powinien pamiętać pracodawca delegujący pracownika do pracy za granicę?

Pracodawca delegujący pracownika do pracy za granicę musi pamiętać o 5 aspektach:

1.                 Wykazanie podstawy wynagrodzenia do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne nie niższego od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy  z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887).

2.                 Ustalenie, który system zabezpieczenia społecznego ma zastosowanie do pracowników tymczasowo delegowanych do innego państwa członkowskiego.

3.                 Zapewnienie minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w kraju oddelegowania.

4.                 Wystąpienie do terenowej jednostki ZUS o poświadczenie formularza  A1.

5.                 Ustalenie rezydencji podatkowej oddelegowanego pracownika.

Zacznijmy więc od początku.

Ad 1. Podstawa wynagrodzenia do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i  Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r.         w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na       ubezpieczenia emerytalne i rentowe – dalej zwanym rozporządzeniem.

                                 (Dz. U. Nr 161 poz. 1106 z dnia 29 grudnia 1998 r.)

W § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia określono, iż podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody stanowiące część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców,  w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( w 2011 roku jest to kwota 3.359,00 zł.)

Zatem, w przypadku tych pracowników podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest osiągany przez nich przychód, pomniejszony o równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą, nie niższy jednak od kwoty prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (w 2004 r. była to kwota 2.290,00 zł, w 2005 r. - 2.423,00 zł, w 2006 r. - 2.452,00 zł, 2007 r. – 2.616,00 zł, w 2008 r. - 2.843,00 zł, natomiast w 2009 r. kwota ta wynosiła 3.193,00 zł).

W biuletynie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 2010 r. zatytułowanym: „Poradnik: Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Polaków zatrudnionych za granicą oraz cudzoziemców pracujących w Polsce” (źródło: http://www.zus.pl/pliki/poradniki/porad21.pdf) na stronie 17 mamy zamieszczone przykłady:

Przykład 1

Pracodawca w 2009 r. zatrudnia pracowników z wynagrodzeniem 1500 zł. Pracowników tych wysyła następnie do wykonywania pracy za granicę przy realizacji kontraktu. W umowach o pracę mają oni wskazane miejsce wykonywania pracy za granicą. Dlatego też w tym przypadku składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne powinny być odprowadzone od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, która w 2009 r. wynosi 3193 zł.

Przykład 2

Pracownik zatrudniony za granicą uzyskał w marcu 2009 r. wynagrodzenie w wysokości 2000 euro. Nie przebywał na urlopach i nie chorował, a łącznie wykonywał pracę za granicą 31 dni. Dieta za dzień pobytu wynosi 45 euro.

31 dni x 45 euro = 1395 euro (tyle wynosi równowartość diet)

2000 - 1395 = 605 euro. Po przeliczeniu na złote (np. wg kursu 1 euro = 4,50 zł) kwota wyniosła w tym miesiącu 2722,5 zł. Jest to więc mniej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone na 2009 r. Pracodawca jest zobowiązany w takiej sytuacji opłacić składki na ubezpieczenia od kwoty 3193 zł.

Ad 2. Ustalenie obowiązującego systemu ubezpieczeń społecznych.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29      kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia    społecznego*(Tekst mający znaczenie dla EOG i dla Szwajcarii) (Dz.U.UE L z      dnia 30 kwietnia 2004 r.) - dalej zwanym rozporządzeniem 883.

W art. 12  ust. 1 rozporządzenia 883 ustawodawca unijny zawarł generalną zasadę, zgodnie z którą osoba, która jako pracownik najemny jest delegowana przez pracodawcę do innego Państwa Członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, z którego został delegowany, pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną osobę. Opracowanie szczegółowych informacje na temat systemu zabezpieczeń społecznych uregulowanych w rozporządzeniu 883 znajdziemy również na stronach ZUS w Praktycznym Poradniku (http://www.zus.pl/pliki/poradniki/poradnik%20w%20dziedzinie%20delegowania%20cz.%20I.pdf)

Aby skorzystać z normy art. 12 ust. 1 rozporządzenia należy spełnić szereg warunków, które zawarte zostały w Decyzji Nr A2 z dnia 12.06.2009 r. dotyczącej wykładni art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 (D.U. UE z 24.2.2010 C106/02). Podajemy również adres strony internetowej, na której można zapoznać się z Decyzją: http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:106:0005:0008:PL:PDF

Warunki, o których mowa w Decyzji A2 to:

1.                 istnienie bezpośredniego związku między pracodawcą a zatrudnionym przez niego pracownikiem, gwarancja utrzymania bezpośredniego związku przestaje istnieć, jeżeli pracownik delegowany zostaje oddany do dyspozycji trzeciego przedsiębiorstwa;

2.                 istnienie więzi pomiędzy pracodawcą a Państwem Członkowskim, w którym ma on swą siedzibę i skąd są delegowani pracownicy;

3.                 przepisy art. 12 rozporządzenia 883 można stosować wyłącznie do przedsiębiorców, którzy prowadzą znaczną część działalności na terytorium kraju Państwa Członkowskiego, w którym mają siedzibę (co należy rozumieć pod pojęciem „znaczną działalność” znajdziemy w Decyzji Nr A2, będzie to na przykład wysokość obrotów, o ile nie został on sprecyzowany  w Decyzji Nr A2, o tyle możemy go znaleźć w Praktycznym Poradniku na stronie 8 – 25% całkowitego obrotu w państwie delegującym);

4.                 podleganie systemowi ubezpieczeń społecznych przez pracownika w kraju delegowania co najmniej 1 miesiąc przed oddelegowaniem, co istotne nie jest konieczne, aby podlegać ubezpieczeniom u pracodawcy, który deleguje pracownika.

Kiedy nie można zastosować art. 12 ust. 1 w stosunku do pracowników delegowanych? Oczywiście w przypadku nie spełnienia, któregoś z wyżej wymienionych warunków, a także w przypadku oddelegowania kilku pracowników na jedno stanowisko i w tym samym celu, poprzez wielokrotne oddelegowanie. Celem delegowania pracownika nie może być zastąpienie innego pracownika, którego oddelegowano wcześniej. Jak czytamy w Praktycznym Poradniku (źródło wskazane powyżej)  na stronie 7:

 „Ustalenia dotyczące delegowania mają na celu ułatwienie sytuacji pracodawców (i   pracowników), których działalność wymaga, aby pracownicy wykonywali tymczasowo pracę w innym kraju. Tym samym nie mogą być wykorzystywane do zatrudniania pracowników w przedsiębiorstwach lub na podstawie umów w sposób ciągły poprzez powtarzające się delegowanie różnych pracowników na te same stanowiska i w tych samych celach.”

Warto również przytoczyć definicję słowa „zastąpić” zawartą w słowniku wyrazów obcych (źródło:http://www.pwn.pl/?module=multisearch&search=zast%B1pi%E6&submit2=szukaj)

zastąpić — zastępować to:

1.«przejąć czyjeś obowiązki»

2.«zamienić coś na coś innego lub kogoś na kogoś innego».

Bardzo przydatnym źródłem informacji dla pracodawcy delegującego pracownika do pracy za granicę  będzie „Przewodnik dla europejskich pracowników mobilnych” zamieszczony na stronie: http://www.etuc.org/IMG/pdf/Mobility_Guide_2011_PL.pdf.

Ad 3. Zapewnienie minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podstawa prawna: Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia    1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług     (Dz.U.UE L z dnia 21 stycznia 1997 r.) - dalej zwana Dyrektywą 96/71/WE.

Celem wprowadzonej Dyrektywy 96/71/WE było przeciwdziałanie nierównemu traktowaniu pracowników delegowanych do różnych Państw Członkowskich, a tym samym zapobieżenie manipulacji kosztami pracy i warunkami zatrudnienia pracowników.  Wobec pracownika delegowanego należy stosować przepisy tego kraju Członkowskiego, które są dla niego korzystniejsze. A zatem mogą to być przepisy kraju delegowania, bądź przepisy kraju pochodzenia.

Artykuł 3 Dyrektywy 96/71/WE stanowi wprost o warunkach zatrudnienia pracownika oddelegowanego, otóż państwa Członkowskie zapewnią, że bez względu na to jakie prawo stosuje się w odniesieniu do stosunku pracy, przedsiębiorstwa będą gwarantowały pracownikom delegowanym warunki zatrudnienia, które obowiązują w Państwie Członkowskim, gdzie wykonywana jest praca,  to jest:

a)         maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku;

b)         minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych;

c)         minimalne stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny; niniejszy podpunkt nie ma zastosowania do uzupełniających zakładowych systemów emerytalnych;

d)        warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego;

e)         zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy;

f)         środki ochronne stosowane w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;

g)         równość traktowania mężczyzn i kobiet, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji.

Wyżej wymienione zagadnienia muszą być uregulowane w Państwie Członkowskim oddelegowania  wyłącznie na podstawie:

–                   przepisów prawnych i administracyjnych i/lub

–                   przez umowy zbiorowe lub orzeczenia arbitrażowe uznane za powszechnie stosowane, o ile dotyczą one rodzajów działalności wymienionych w załączniku do Dyrektywy.

Dla celów niniejszej dyrektywy pojęcie minimalnej stawki płacy, o której mowa w ust. 1 lit. c) jest zdefiniowane przez prawo krajowe i/lub przez praktykę Państwa Członkowskiego, na którego terytorium pracownik jest delegowany.

Krótko mówiąc delegowanemu pracownikowi do pracy w Niemczech czy Francji nie wolno wypłacić 1.386,00 zł brutto, powinien otrzymać co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące w tych krajach.

Ad 4. Wystąpienie do terenowej jednostki ZUS o poświadczenie formularza  A1.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009
                                z dnia 16 września 2009r. dotyczące wykonania rozporządzenia (WE)
                                nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz.UE nr L284/1 z 20.10.2009) - dalej zwanym rozporządzeniem 987

Zgodnie z brzmieniem art. 19 ust. 2 rozporządzenia 987 – na wniosek zainteresowanego lub pracodawcy instytucja właściwa Państwa Członkowskiego, którego ustawodawstwo ma zastosowanie zgodnie z przepisami tytułu II rozporządzenia podstawowego, poświadcza, że to ustawodawstwo ma zastosowanie, oraz w stosownych przypadkach wskazuje, jak długo i na jakich warunkach ma ono zastosowanie. Dokument A1  (dawnej E101) jest bardzo istotny również z uwagi na ewentualną kontrolę w kraju delegowania, jako poświadczenie podleganiu systemowi ubezpieczeń społecznych, ponieważ dokument ten informuje zagraniczne odpowiedniki ZUS, że osoba, która wykonuje pracę w tym kraju, zgodnie z prawem podlega ubezpieczeniom społecznym w innym państwie np. Polsce.

Co istotne, jeżeli ZUS nie poświadczy formularza A1 oznacza to, iż dany pracownik  nie podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, a tym samym składki należy odprowadzić w kraju oddelegowania.

Zasady wypełnienia dokumentu A1 znajdują się na stronie ZUS: http://www.zus.pl/files/Zasady%20wype%C5%82niania%20za%C5%9Bwiadczenia%20A1.pdf.

Decyzja Nr A2 stanowi, że po zakończeniu przez pracownika okresu delegowania nie można potwierdzić nowego okresu delegowania dotyczącego tego samego pracownika, tych samych przedsiębiorstw i tego samego państwa członkowskiego, przed upływem co najmniej dwóch miesięcy od daty zakończenia poprzedniego okresu delegowania.

Warto zaznaczyć, że wszelkie przytoczone rozporządzenia unijne są aktami prawnymi bezpośrednio stosowanym w polskim ustawodastwie bez obowiązku jego implementacji, tak więc rozporządzenia unijne należy stosować na równi z ustawodawstem krajowym.

Ad 5. Rezydencja podatkowa.

Podstawa prawna: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 (tekst   jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.)  - dalej zwana ustawą o       podatku dochodowym od osób fizycznych.

W tym miejscu omówimy jedynie podstawowe zasady opodatkowania, gdyż należy to zagadnienie przeanalizować również w aspekcie posiadania zakładu za granicą przez pracodawcę delegującego i ewentualnego przenoszenia kosztów wynagrodzeń na zagraniczny zakład.

Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 3 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, które nie mają na terytorium Polski miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów z pracy wykonywanej w Polsce na podstawie stosunku służbowego lub stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia.

Według definicji zapisanej w art. 3 ust. 1a u.p.d.o.f. za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

1)                posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub

2)                 przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Ustalając rezydencję podatkową osoby wykonującej pracę poza granicami kraju, zasadniczo, należy odwołać się do właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Pomocny będzie również Komentarz do Konwencji OECD i zawarty w niej komentarz do art. 15 będący bazą dla wszystkich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Stosownie do art. 15 płace, uposażenia i inne podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie osiąga z pracy najemnej, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że praca wykonywana jest w drugim Umawiającym się Państwie. Jeżeli praca jest tam wykonywana, to osiągane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w tym drugim Państwie.

 Jednakże, zgodnie z art. 15 ust. 2 umowy, wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie osiąga z pracy najemnej, wykonywanej w drugim Umawiającym się Państwie, podlegają opodatkowaniu tylko w pierwszym Państwie, jeżeli zostaną spełnione wszystkie następujące warunki:

1.                 odbiorca przebywa w drugim Państwie przez okres lub okresy nie przekraczające łącznie 183 dni podczas każdego dwunastomiesięcznego okresu oraz

2.                 wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim Państwie, oraz

3.     wynagrodzenia nie są ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w drugim Państwie.

Co istotne wszystkie 3 warunki muszą być spełnione łącznie, aby można było skorzystać z możliwości opodatkowania dochodów w miejscu zamieszkania, a nie w miejscu wykonywania pracy.

Podróż służbowa

Definicja podróży służbowej

Definicja delegacji znajduje się w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p. Zgodnie z art. 775 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową musi być spełniony szereg warunków:

1)       pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

2)       pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,

3)       zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba        pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Żadne przepisy nie precyzują jaki okres może trwać podróż służbowa. Nie ma więc przeszkód, aby podróż służbowa trwała nawet kilka miesięcy, jeżeli zaistniała taka konieczność ze strony przedsiębiorcy i jest to uzasadnione specyfika pracy. Można spotkać się z poglądem, że delegacja (podróż służbowa) może trwać do 3 miesięcy. Bowiem zgodnie z art. 42 § 4 k.p. wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Co prawda nie mamy uregulowanego czasu trwania podróży służbowej, ale należy pamiętać, aby zachowała ona swój cel i charakter. Bardzo istotnym argumentem przemawiającym za podróżą służbową jest jej incydentalność. Jak bowiem czytamy w uzasadnieniu do uchwały siedmiu sędziów Sądu Najwyższego (z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08 Biuletyn SN Nr 11/08, http://www.sn.pl/orzecznictwo/uzasadnienia/ipusisp/II-PZP-0011_08.pdf)., jedynie wykonanie zadania służbowego w sposób incydentalny w stosunku do pracy umówionej i zwykle wykonywanej może skutkować zastosowaniem art.  77 ⁵ §1 k.p. Jeśli zadanie nie ma incydentalnego charakteru –nie możliwa jest subsumcja art. 77 ⁵ §1 k.p., a zatem nie będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową.

Sąd udzielił nam również odpowiedzi, czy pracownik może być stale w podróży służbowej?

Otóż w sytuacji, gdy pracownik stale świadczy pracę na danym terenie, trudno uznać, iż następuje to w ramach podróży służbowej.

Jeżeli zaś nie mamy do czynienia z podróżą służbową pracownikowi nie przysługują z mocy prawa diety i zwrot kosztów podróży, a wypłacone już z tego tytułu nienależne świadczenia będą  podlegały opodatkowaniu i oskładkowaniu.

O czym powinien pamiętać pracodawca kierujący pracownika w podróż służbową do innego kraju?

Pracodawca kierujący pracownika w podróż służbową za granicę:

1.                 Nie ma obowiązku wykazywania podstawy wynagrodzenia do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne nie niższej niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy  z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887).

2.                 Występuje do terenowej jednostki ZUS o poświadczenie formularza A1.

3.                 Ustala rezydencję podatkową pracownika będącego w podróży służbowej.

Ad 1. Podstawa naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i  Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r.        w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na       ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161 poz. 1106 z dnia 29         grudnia 1998 r.) - dalej zwanym rozporządzeniem.

Paragraf  2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia, stanowi, że z podstawy wymiaru składek wyłączone zostały diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Norma zawarta w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia, dotyczy sytuacji pracowników, o której mowa w art. 775 Kodeksu pracy, tj. należności przysługujących pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, czyli z tytułu wykonywania na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. W takiej sytuacji przysługują pracownikowi diety (przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży), zwrot kosztów przejazdu, noclegów i innych udokumentowanych wydatków.

Zwolnienie od składek dotyczy faktycznie wypłaconych należności, do określonego limitu przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zatem § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia dotyczy pracowników zatrudnionych na stałe w Polsce, a wysłanych w podróż służbową na terenie kraju lub za granicę.

Za czas podróży służbowej, z tytułu wykonywania zadań służbowych, pracownicy otrzymują (oprócz wspomnianych wyżej należności) wynagrodzenie podlegające składkom na ubezpieczenia społeczne - bez określonego minimum podstawy wymiaru składek. Powyższa teza została zaczerpnięta z „Poradnika Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Polaków zatrudnionych za granicą oraz cudzoziemców pracujących w Polsce” (źródło:http://www.zus.pl/pliki/poradniki/porad21.pdf; s. 17). Tak więc wysyłając pracownika w podróż służbową poza granice kraju nie mamy obowiązku zagwarantowania podstawy naliczania składek społecznych nie niższej niż kwota przeciętnego wynagrodzenia.

A wypłacone diety (zgodnie z limitem) korzystają ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych przewidzianym w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Nr 80 poz 350 z dnia 10 września 1991 z póź. zm.).

Ad 2.  Wystąpienie do terenowej jednostki ZUS o poświadczenie formularza A1.

Kierując pracownika w podróż służbową do innego kraju Członkowskiego również występujemy o poświadczenie kart A1. Terenowa jednostka ZUS poświadcza kartę A1  w trybie art. 12 ust. 1, ale warto ubiegać się o wydanie karty A1 w trybie art. 13 rozporządzenia 883, gdyż nie obowiązują nas wówczas limity czasowe. Norma art 13 rozporządzenia 883 stanowi, że osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub w kilku Państwach Członkowskich podlega:

a)      ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym Państwie Członkowskim lub jeżeli jest zatrudniona przez różne przedsiębiorstwa lub przez różnych pracodawców, którzy mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych Państwach Członkowskich lub

b)  ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności zatrudniającego ją przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli osoba ta nie wykonuje znacznej części swej pracy w Państwie Członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania.

Ad 3.  Ustalenie rezydencji podatkowej podczas podróży służbowej.

Przy ustaleniu rezydencji podatkowej obowiązują takie same zasady jak przy oddelegowaniu pracownika. Zostały one omówione powyżej.

Autor: Izabella Trochimczuk

Doradca Podatkowy

Nr wpisu 11289

współpracując z portalem

www.pracatobie.pl